Qué dice el Estatuto sobre las vacaciones de tus empleados

Las vacaciones parecen sencillas hasta que toca calcularlas. Un empleado que entra a mitad de año, un fijo discontinuo, un convenio que mejora la ley. Cada caso tiene su regla, y un error en una hoja de cálculo puede acabar en sanción. Aquí encontrará lo que dice el Estatuto de los Trabajadores, explicado sin rodeos: cuántos días corresponden, con cuánta antelación debe fijar las fechas y qué pasa si no hay acuerdo. También verá cómo evitar multas cuando su equipo trabaja en remoto y desconectar cuesta más.

Los días que tocan y cómo calcularlos bien

Antes de planificar nada, conviene tener claro el número de partida. La mayoría de errores no vienen de la mala fe, sino de cálculos hechos a mano que nadie revisa. Estas son las reglas que debe dominar.

El mínimo de 30 días y la prohibición de pagarlos con dinero

El Estatuto de los Trabajadores fija que la duración nunca será inferior a 30 días naturales por año trabajado. Un convenio o un contrato pueden mejorar esa cifra, nunca bajarla. Además, el descanso es irrenunciable: no puede cambiarlo por un plus en nómina aunque el empleado lo pida. La única excepción llega cuando el contrato termina y quedan días sin disfrutar. Solo entonces se pagan en el finiquito.

Cálculos para contratos parciales y altas a mitad de año

Quien no completa el año recibe días en proporción al tiempo contratado. Un ejemplo: alguien que entra el 1 de julio acumula 15 días hasta diciembre (30 ÷ 12 × 6). Con los fijos discontinuos se aplica la misma lógica sobre los periodos de actividad reales. En jornada parcial, el empleado mantiene sus días de descanso; lo proporcional es el salario que cobra en ellos. Estas cuentas parecen simples, pero repetidas en toda la plantilla generan descuadres, y un Excel de vacaciones mal llevado acaba saliendo caro.

Lo que dice la justicia sobre bajas y permisos

El criterio es claro: el empleado no pierde vacaciones por enfermar. Si una incapacidad temporal común coincide con ellas, puede disfrutarlas tras el alta dentro de los 18 meses siguientes al final del año en que se generaron. Si la baja deriva de embarazo, parto o lactancia, o coincide con la suspensión por nacimiento, el Estatuto permite disfrutarlas al terminar, aunque haya acabado el año natural. Tampoco se mezclan con permisos: los 15 días naturales por matrimonio no restan vacaciones. Si hay desacuerdo, decide la jurisdicción social, así que guarde registros que prueben qué días se pidieron y disfrutaron. Con las cifras claras, el siguiente reto es repartirlas en el calendario.

Organizar el calendario sin dramas

Con los días ya calculados, toca decidir cuándo se disfrutan. Casi todos los conflictos nacen de dos fallos: avisar tarde y decidir sin reglas. Los dos tienen arreglo sencillo si se atacan pronto.

El plazo de dos meses y el acuerdo mutuo

La regla base es la antelación. Según el Estatuto de los Trabajadores, cada empleado debe conocer sus fechas al menos dos meses antes de empezar a disfrutarlas. Si alguien sale de vacaciones el 1 de agosto, debe saberlo antes del 1 de junio. Las fechas tampoco se imponen: se pactan entre empresa y trabajador, dentro de lo que marque el convenio. Algunos convenios concretan el reparto; uno publicado en Navarra permite dividirlas en dos periodos, con 15 días seguidos preferentes entre julio y septiembre. Si no hay acuerdo, el Juzgado de lo Social fija las fechas mediante un procedimiento preferente. Llegar a ese punto cuesta tiempo y desgasta la relación con el equipo.

Cómo desempatar solicitudes y redactar su política interna

La ley no dice qué hacer cuando tres personas piden la misma quincena de agosto. Necesita criterios propios, escritos y conocidos por todos. Estos son fáciles de aplicar y de defender:

• Rotación: quien tuvo agosto este año tiene prioridad en julio el siguiente.
• Orden de solicitud dentro del plazo abierto.
• Cobertura mínima: cuántas personas por equipo pueden faltar a la vez.

Una política práctica cabe en una página:

1. Plazo de solicitud: por ejemplo, hasta el 31 de marzo para el verano.
2. Plazo de respuesta: la empresa contesta en unas dos semanas y confirma siempre con más de dos meses de margen.
3. Criterios de desempate, en el orden de arriba.
4. Un único canal para pedir y aprobar.

Entréguela por escrito al inicio del año y guarde la confirmación de lectura. Un calendario compartido donde todos ven quién falta corta muchas discusiones antes de que empiecen.

Evite multas y respete el descanso digital

Un calendario bien organizado también le protege ante una inspección. Saltarse los descansos sale caro. En equipos remotos el riesgo crece, porque es muy fácil escribir a alguien que está de vacaciones sin pensarlo.

Sanciones de la LISOS: de pesetas a euros

El Real Decreto 2347/1985 ya tipificaba como infracción vulnerar los derechos de descanso y vacaciones. Las faltas muy graves podían llegar a 15 millones de pesetas. Al cambio fijo de 166,386 pesetas por euro, son unos 90.150 euros. Para traducir cualquier horquilla antigua, divida la cifra por ese valor. Estas cuantías se han actualizado desde entonces, así que úselas como referencia histórica y consulte siempre la versión vigente. La lógica sí se mantiene: el mismo decreto gradúa la multa según la gravedad, la malicia del empresario, los trabajadores afectados y la cifra de negocios, y permite duplicarla si hay reincidencia. Las multas llegan a propuesta de la Inspección de Trabajo, que revisa calendarios, registros y ausencias.

Registro de jornada y desconexión en el teletrabajo

La Ley Orgánica 3/2018 garantiza la desconexión digital, también en vacaciones. Para el teletrabajo, la Ley 10/2021 obliga a asegurarla. En la práctica:

• Prohíba por escrito correos, llamadas y mensajes de trabajo a quien está de vacaciones.
• Si hay guardias, aclare las reglas de disponibilidad y su compensación, como recomienda el INSST.
• Que los mandos den ejemplo.

En equipos 100 % remotos, cada persona registra a diario su hora de entrada y salida desde su dispositivo. Los días de vacaciones y las ausencias se marcan en ese mismo sistema, sin fichajes. Así tiene una prueba lista si llega la Inspección. Si duda sobre qué cuenta como tiempo de trabajo, resuélvalo antes de configurarlo. Un Excel compartido no deja rastro fiable de quién cambió qué; una herramienta pensada para ello, sí.

Gestión inteligente para empresas seguras

Las vacaciones son un derecho irrenunciable que protege a su equipo y a su empresa: su duración "no puede ser inferior a treinta días naturales" al año. Para seguir aprendiendo, revise su convenio colectivo y el Estatuto de los Trabajadores. Deje Excel para lo que sabe hacer y use una herramienta que automatice el registro de vacaciones. Así, la próxima inspección le pillará con todo en orden.